Desenvolvimento de software sob medida
Ordens digitais e serviço técnico visível em tempo real.
A Photonix substituiu ordens em papel, planilhas de Excel e um quadro físico por um sistema próprio.
- Trabalho da Cloudfianz
- Software de serviço técnico
- Usuários
- Técnicos e administração
- Implementação
- Três meses, do diagnóstico à produção
O desafio
As informações chegavam depois do serviço
Ao terminar uma visita, o técnico colhia a assinatura do cliente em uma ordem de papel. O documento precisava voltar ao escritório para a administração registrar os dados no Excel. A planilha também controlava quais serviços descontar de um contrato e quais faturar.
A programação mensal era feita em um quadro físico. Com as informações espalhadas nesses suportes, saber o status de um serviço dependia de encontrar quem o realizou. O processo consumia tempo administrativo, atrasava respostas ao cliente e se tornava mais difícil conforme a operação crescia.
A decisão técnica
Entender o processo antes de escolher a ferramenta
Conhecer o trabalho de cada equipe
A Cloudfianz começou com uma auditoria e o design da solução. O objetivo era entender como técnicos e administração trabalhavam, o que cada um precisava consultar e como os serviços se relacionavam com os contratos.
Um sistema próprio para suas regras
Também foi avaliada a adaptação de um CRM. Para o fluxo da Photonix, isso exigia desenvolvimento adicional e uma licença recorrente. Foi escolhido um sistema próprio que atendesse às regras da operação e mantivesse limitado o custo de infraestrutura.
A solução
Um sistema para técnicos e administração
Os técnicos registram o serviço na hora, e a administração pode consultar o status sem localizar cada técnico por telefone.
Técnicos
- Consultam a agenda
- Registram a ordem e a assinatura
- Enviam o comprovante por e-mail
Sistema de serviço técnico
Contratos, equipamentos, casos,
serviços e clientes
Hospedado na AWSAdministração
- Consulta o status do serviço
- Revisa contratos e faturamento
- Compartilha o calendário operacional
O registro interno fica separado da ordem recebida pelo cliente.
A Cloudfianz desenvolveu um sistema de gestão de serviço técnico em campo, hospedado na AWS, com duas visões: portal dos técnicos e ambiente administrativo. Os dados são organizados em contratos, equipamentos, casos, serviços e clientes.
Ordens digitais no local do serviço
O técnico gera a ordem, obtém a assinatura do cliente em um tablet e pode enviá-la por e-mail na hora.
Registro interno separado
As observações operacionais ficam registradas sem entrar no comprovante formal recebido pelo cliente.
Informações disponíveis para a administração
A equipe pode consultar o status do serviço e sua relação com um contrato ou faturamento, sem esperar o retorno do documento em papel.
Calendário compartilhado
Os novos serviços programados aparecem em uma agenda digital consultada pelos técnicos no portal.
Da definição ao trabalho cotidiano.
Do diagnóstico à entrada em produção, o projeto levou três meses. Técnicos e administração incorporaram o sistema ao trabalho cotidiano.
Os resultados
Registrar uma vez, consultar na hora
A ordem nasce digital e assinada, eliminando o transporte do papel e o registro posterior no escritório. A administração tem dados atualizados para responder consultas e controlar o que descontar de um contrato e o que faturar.
Planejamento e acompanhamento compartilhados
O calendário compartilhado substitui o quadro, e o registro preserva os detalhes operacionais sem expô-los na documentação do cliente. A mudança reúne planejamento, execução e acompanhamento no mesmo sistema.
Infraestrutura adequada à operação
Na configuração implementada, o custo mensal de infraestrutura AWS informado para o projeto é inferior a USD 10. Esse valor corresponde à infraestrutura dessa configuração e varia conforme o uso.
Próximos passos
Uma base para continuar melhorando a operação
Três meses após a entrada em operação, Photonix e Cloudfianz começaram a avaliar novas funções, incluindo transcrição de notas de voz dos técnicos e gestão de estoque de peças vinculadas aos equipamentos. Ambas estão previstas para uma próxima etapa.
Você precisa de uma visão compartilhada da sua operação?
Conte como você coordena o trabalho e quais informações suas equipes precisam para responder melhor. Vamos avaliar uma solução que possa ajudar.
Conheça nosso serviço de desenvolvimento de software sob medida.