Desarrollo de software a medida
Órdenes digitales y servicio técnico visible en tiempo real.
Photonix reemplazó las órdenes en papel, las planillas de Excel y una pizarra física por un sistema propio.
- Trabajo de Cloudfianz
- Software de servicio técnico
- Usuarios
- Técnicos y administración
- Implementación
- Tres meses, del diagnóstico a producción
El desafío
La información llegaba después del servicio
Al terminar una visita, el técnico hacía firmar al cliente una orden en papel. El documento debía volver a la oficina para que administración cargara los datos en Excel. Esa planilla también concentraba el control de qué servicios correspondía descontar de un contrato y cuáles había que facturar.
La programación del mes se llevaba en una pizarra física. Con la información repartida entre esos soportes, conocer el estado de un servicio dependía de encontrar a la persona que lo había realizado. El proceso consumía tiempo administrativo, demoraba las respuestas al cliente y se volvía más difícil de sostener a medida que crecía la operación.
La decisión técnica
Entender el proceso antes de elegir la herramienta
Conocer el trabajo de cada equipo
Cloudfianz comenzó con una auditoría y el diseño de la solución. El objetivo fue comprender cómo trabajaban técnicos y administración, qué necesitaba consultar cada uno y cómo se relacionaban los servicios con los contratos.
Un sistema propio para sus reglas
Se evaluó también adaptar un CRM. Para el flujo de Photonix, esa alternativa requería desarrollo adicional y una licencia recurrente. Se eligió construir un sistema propio que contemplara las reglas de la operación y mantuviera acotado el costo de infraestructura.
La solución
Un sistema para técnicos y administración
Sus técnicos registran el servicio en el momento y administración puede consultar su estado sin tener que ubicar a cada técnico por teléfono.
Técnicos
- Consultan la agenda
- Registran la orden y la firma
- Envían la constancia por email
Sistema de servicio técnico
Contratos, equipos, casos,
servicios y clientes
Alojado en AWSAdministración
- Consulta el estado del servicio
- Revisa contratos y facturación
- Comparte el calendario operativo
La bitácora interna queda separada de la orden que recibe el cliente.
Cloudfianz desarrolló un sistema de gestión de servicio técnico en campo, alojado en AWS, con dos vistas: un portal para los técnicos y un entorno para administración. La información se organiza en contratos, equipos, casos, servicios y clientes.
Órdenes digitales desde el lugar del servicio
El técnico genera la orden, obtiene la firma del cliente en una tablet y puede enviarla por email en el momento.
Bitácora interna separada
Las observaciones operativas quedan registradas sin incorporarse a la constancia formal que recibe el cliente.
Información disponible para administración
El equipo puede consultar el estado del servicio y su relación con un contrato o con la facturación, sin esperar el regreso del documento en papel.
Calendario compartido
Los nuevos servicios programados aparecen en una agenda digital que los técnicos consultan desde su portal.
De la definición al trabajo cotidiano.
Desde el diagnóstico hasta la puesta en producción, el proyecto llevó tres meses. Tanto técnicos como administración incorporaron el sistema a su trabajo cotidiano.
Los resultados
Registrar una vez, consultar en el momento
La orden nace digital y firmada, lo que elimina el traslado del papel y su posterior carga en la oficina. Administración cuenta con información actualizada para responder consultas y controlar qué corresponde descontar de un contrato y qué facturar.
Planificación y seguimiento compartidos
El calendario compartido reemplaza la pizarra y la bitácora conserva el detalle operativo sin exponerlo en la documentación del cliente. El cambio reúne planificación, ejecución y seguimiento en un mismo sistema.
Infraestructura acorde a la operación
En la configuración implementada, el costo mensual de infraestructura en AWS informado para el proyecto es inferior a USD 10. Ese importe corresponde a la infraestructura de la configuración implementada y varía según el uso.
Próximos pasos
Una base para seguir mejorando la operación
A los tres meses de la puesta en marcha, Photonix y Cloudfianz comenzaron a evaluar nuevas funcionalidades. Entre ellas, la transcripción de notas de voz de los técnicos y la gestión de stock de repuestos asociado a los equipos. Ambas se plantean para una siguiente etapa.
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