Desarrollo a medida e integración
Despegar Ads: cotizaciones en minutos, conectadas con todo el proceso comercial.
Cloudfianz desarrolló un cotizador conectado con HubSpot que automatiza los cálculos y la generación de órdenes de inserción.
El desafío
Cada propuesta exigía reconstruir la lógica en planillas
Despegar Ads, antes equipo de Media Sales, comercializa espacios publicitarios dentro del ecosistema digital de la compañía. Su operación combina más de ocho marcas y ocho países, con propuestas que ajustan la moneda según el mercado y toman el dólar como base.
Preparar una cotización requería distribuir presupuestos entre marcas y países, seleccionar productos y aplicar precios y cantidades de forma manual. Generar la orden de inserción era otro paso separado.
Una propuesta podía demandar varias horas. La combinación de catálogos y reglas de negocio hacía difícil sostener cálculos consistentes y dejaba información dispersa entre Sheets, emails y documentos.
Despegar ya utilizaba HubSpot a través de Digifianz, pero el cotizador que necesitaba Media Sales no formaba parte de su flujo. Esa desconexión también dificultaba la adopción del CRM.
El enfoque
Diseñar a partir de las reglas reales del negocio
Relevar el negocio
Marcas, países y reglas de cálculo
Cloudfianz relevó el proceso con el equipo: cómo distribuían presupuestos, qué productos aplicaban a cada combinación y qué reglas estaban implícitas en sus plantillas y en el conocimiento de las personas.
Validar con el equipo
Diagramas, plan y prototipo
Antes del desarrollo, se presentaron diagramas, un plan de trabajo y un prototipo de la interfaz. Así, Despegar pudo revisar cómo se resolvería cada paso y validar la propuesta con su forma de trabajar.
Integrar la solución
El cotizador conectado a HubSpot
Se eligió una aplicación externa completamente integrada a los negocios de HubSpot, para conservar el CRM como centro de la información comercial.
El producto
Del negocio en HubSpot a la cotización final
El equipo accede al cotizador desde una tarjeta personalizada dentro del negocio en HubSpot. La aplicación valida al usuario y sus permisos, y carga los datos y productos asociados.
Desde allí, el comercial distribuye el presupuesto entre marcas y países, selecciona productos y configura fechas, cantidades y precios. Al finalizar, la cotización vuelve a HubSpot con sus líneas de producto, vinculada al negocio correspondiente.
Ajuste automático al presupuesto.
La función Normalize permite definir un subtotal objetivo y ajustar precios y, cuando corresponde, cantidades de productos no bonificados, respetando límites mínimos y máximos.
Validación de la distribución.
El sistema controla la asignación del presupuesto entre las distintas combinaciones.
Productos pertinentes para cada propuesta.
El catálogo se filtra por cliente, país y marca.
Documentación comercial personalizada.
La plantilla PDF en HubSpot contempla las particularidades del negocio y la orden de inserción se genera dentro del mismo recorrido.
Los resultados
De horas
a minutos.
Más tiempo disponible para vender
El equipo pasó de armar cotizaciones en horas a resolverlas en minutos. La lógica de precios, presupuestos y productos dejó de depender del recálculo manual en planillas y quedó incorporada a la herramienta.
Un año después del lanzamiento, la herramienta se utiliza a diario como el cotizador principal del equipo. El tiempo liberado de las planillas queda disponible para la gestión comercial.
- Menos tiempo de preparación. Los cálculos y ajustes se resuelven dentro del cotizador.
- Menor exposición a errores manuales. Las validaciones y reglas automáticas ayudan a mantener consistencia en cada propuesta.
- Información centralizada. Productos, montos, comentarios y estructura de facturación quedan vinculados al negocio en HubSpot.
- Órdenes de inserción automáticas. Su generación deja de ser un paso manual desconectado.
- Adopción del CRM. El cotizador permitió incorporar HubSpot al flujo real del equipo de Media Sales.
Evolución del proyecto
Cloudfianz continúa incorporando funcionalidades solicitadas por Despegar, especialmente para profundizar la automatización vinculada con la facturación.
¿Tus cotizaciones dependen de reglas que el CRM no contempla?
Contanos cómo prepara las propuestas tu equipo y qué cálculos necesita resolver. Evaluemos cómo integrar esas reglas con tu proceso comercial.
Conocé nuestros servicios de desarrollo de software a medida e integración de sistemas.